Restaurateurs : Comment gérer votre « cahier de rappel » dans le cadre du covid-19 ?

Les restaurateurs dans les zones d’alerte maximale doivent tenir un « cahier de rappel » contenant des données personnelles sur les clients. Les restaurateurs hors de ces zones peuvent, sous conditions, tenir un « cahier » similaire.

Le point sur ce qui est obligatoire et sur ce qui est interdit pour s’assurer de la bonne gestion des données personnelles.

Quelles sont les données que je suis autorisé à collecter ?

Vous êtes autorisés à collecter les coordonnées des clients, c’est-à-dire uniquement leurs :

• Prénom
• Nom
• Numéro de téléphone.

Vous devez préciser la date l’heure d’arrivée des clients.

Vous n’êtes pas autorisés à collecter l’adresse mail des clients, même si les clients vous la donne volontairement.

Assurez-vous de ne collecter que les données strictement nécessaires, ainsi vous respecterez le principe de minimisation du traitement des données.

Obligation d’informer les clients avant de remplir le cahier

Vous devez informer les clients avant de remplir ou de faire remplir le cahier de rappel.

Cette information est obligatoire et doit être facilement accessible.

• Vous pouvez afficher l’information à l’entrée du restaurant ou en en-tête du formulaire (numérique ou papier) etc. 

L’information porte obligatoirement sur les éléments suivants :

• l’identité et les coordonnées de votre établissement ;
• l’objectif de la collecte des données, en l’occurrence faciliter la gestion du traçage des « cas contacts » par les autorités sanitaires ;
• le rappel que cette obligation vous est imposée par arrêté préféctoral ;
• la durée de conservation des données qui est de 14 jours (ni plus, ni moins) ;
• les droits dont dispose le client et particulier du droit d’accès et du droit de rectification ;
• les destinataires des données :
• destinataires internes au sein de votre établissement
• destinataires externes:  CPAM, assurance maladie et/ou agence régionale de santé.

Interdiction de réutiliser les données pour d’autres utilisations

Vous ne pouvez pas utiliser les coordonnées de vos clients, collectées dans le cahier de rappel, pour d’autres finalités.

• Les données ne sont pas réutilisables pour enrichir votre listing client.

Qu’en est-il de la sécurité et suppression des données

Vous devez conserver les données pendant 14 jours depuis la date de visite du client. Au-delà, les données doivent être supprimées. Vous ne pouvez pas conserver de copie.

Pendant cette durée, vous devez assurer la confidentialité et la sécurité des données. 

Restaurateurs hors des zones d’alertes maximales

Si votre établissement est situé hors des zones d’alertes maximales, vous pouvez, sous certaines conditions, tenir un « cahier de rappel ». 

Vous devez justifier de votre intérêt à collecter ces données et obtenir le consentement des clients et l’informer de ses droits, qui sont plus étendus que dans le cas d’une collecte obligatoire.

• Un client qui refuserait de remplir le cahier de rappel ne pourra pas se voir refuser l’accès à votre établissement.