Comment se déroule l’entretien préalable au licenciement ?

Lors de la procédure de licenciement, l’employeur est tenu de convoquer le salarié mis en cause à un entretien préalable au licenciement. Cette entrevue obligatoire doit se tenir selon des principes bien définis.

L’entretien préalable se caractérise en effet par certaines obligations et par le respect de délais précisément déterminés. La liste des personnes pouvant y prendre part est elle aussi définie par la loi.

Quant à la procédure à suivre dans le cadre de cet entretien, elle fait l’objet d’un encadrement précis aussi bien en ce qui concerne ses différentes étapes que par rapport à la langue de l’entretien. Les détails sur l’entretien préalable au licenciement sont présentés ci-dessous.

Le principe de l’entretien préalable au licenciement

L’entretien préalable est une étape indispensable de la procédure de licenciement. Il représente un espace de dialogue pour l’employeur et le salarié qui fait l’objet de la procédure.

Le but recherché est de permettre aux deux parties d’exposer leurs visions des circonstances ayant conduit à la situation en cours, mais aussi de trouver une éventuelle alternative au licenciement.

Le caractère obligatoire

L’entretien préalable au licenciement a un caractère obligatoire. L’employeur qui envisage licencier son salarié doit nécessairement le convoquer à l’entretien préalable. La convocation transmise à cet effet doit obligatoirement faire mention :

• Du motif de la convocation ;
• De la date et de l’heure de l’entretien ;
• Du lieu de l’entretien.

Un modèle de convocation dans le cadre d’un licenciement pour motif personnel est présenté ici.

Si l’employeur est tenu de convoquer le salarié à l’entretien préalable, ce dernier quant à lui, n’est pas tenu de s’y présenter. Son absence à l’entretien préalable n’empêche en rien la poursuite du processus de licenciement.

Le salarié peut cependant demander un report de l’entretien en motivant sa demande. L’employeur n’est pas tenu d’accéder à cette demande.

Les délais à respecter

Comme pour toutes les autres étapes de la procédure de licenciement, la phase de l’entretien préalable est soumise à des délais précis.

En premier lieu, le courrier de convocation doit être présenté au salarié au moins 5 jours ouvrables avant la date prévue pour l’entretien.

Ensuite, lorsqu’à l’issue de l’entretien préalable, l’employeur reste déterminé à opter pour le licenciement, il ne peut faire parvenir le courrier de notification du licenciement au salarié avant un certain délai. Ce délai est de :

• 2 jours ouvrables après la date de l’entretien lorsqu’il s’agit d’un licenciement pour motif personnel ;
• 7 jours ouvrables lorsqu’il s’agit d’un licenciement économique ;
• 15 jours calendaires lorsque le licenciement économique porte sur un salarié ayant statut de cadre.

Par ailleurs, en cas de faute grave, l’employeur est tenu d’organiser l’entretien préalable au plus tard 2 mois après la prise de connaissance des faits reprochés au salarié. Il faut noter que le non-respect des délais prescrits entache la régularité de la procédure de licenciement.

L’entretien préalable au licenciement : Qui peut y assister ?

Du côté de l’employeur

L’employeur peut se faire assister pendant l’entretien, mais uniquement par un membre de l’entreprise. Il ne peut d’autre part avoir qu’un seul assistant.

L’employeur peut également décider de se faire représenter par tout membre du personnel de l’entreprise, à qui il délègue le pouvoir de mener l’entretien.

Du côté du salarié

Le salarié peut également bénéficier de l’assistance d’un représentant du personnel lorsque l’entreprise en dispose. A défaut de représentants du personnel, le salarié peut faire appel à une personne extérieure en qualité de conseiller ou encore à un collègue.

Lorsque le salarié se retrouve dans l’incapacité de se déplacer, il peut se faire représenter, avec l’accord exprès de son employeur. Ce dernier peut par ailleurs accepter de reporter la date de l’entretien lorsqu’il est informé de l’incapacité du salarié à se déplacer pour y assister.

Le déroulement de la procédure

L’exposé et la discussion des motifs

Lors de l’entretien préalable au licenciement, l’employeur doit clairement exposer au salarié les raisons qui motivent son licenciement.

Il est tenu de présenter au salarié tout élément de preuve attestant des faits reprochés. Il doit également permettre au salarié de se défendre, écouter ses arguments et, au besoin, mener une enquête. Cet article fournit au salarié des conseils pour assurer sa défense lors de l’entretien.

Les langues parlées

Pour assurer la compréhension et la transparence lors de l’entretien, les deux parties doivent s’exprimer dans la même langue.

Lorsque cela n’est pas possible, il faut recourir aux offices d’un interprète accepté par les deux parties. L’interprète ne doit pas être un salarié de l’entreprise.

Les preuves de la séance

Pour des raisons de transparence et pour éviter tout litige ultérieur dans le cadre d’une éventuelle procédure prud’homale, il est important de disposer de documents prouvant la tenue effective de l’entretien.

Les enregistrements ou notes servant à rédiger un compte-rendu d’entretien sont des preuves permettant d’attester de la tenue de l’entretien préalable au licenciement.