Comment prévenir les impayés ?

Pour faire face aux retards et aux refus de règlement de leurs partenaires commerciaux, les entreprises cherchent continuellement des moyens de prévenir les impayés afin de maintenir leur rentabilité et dans certains cas, leur existence.

Après l’exécution des commandes par un fournisseur ou un prestataire de services, certains clients accusent un long retard dans le paiement de leurs dettes. D’autres encore s’avèrent carrément insolvables.

Pour éviter aux commerçants de se retrouver en proie à de telles situations, la loi a mis en place divers dispositifs présentés ci-dessous afin d’aider ces acteurs à prévenir les impayés.

Se renseigner sur la situation du client

Un commerçant ou une entreprise qui souhaite se mettre à l’abri des risques d’impayés, est tenu de prendre le soin de se renseigner sur ses partenaires commerciaux. Les informations à recueillir à cet effet sont assez spécifiques.

Elles doivent fournir au commerçant un aperçu général de la capacité de son partenaire à faire face à ses dettes.

À cette fin, il existe aujourd’hui des instruments qui ont pour rôle de renseigner les entreprises quant à la solvabilité de leurs clients, leur endettement, leurs réels pouvoirs, ainsi que la situation de leurs dirigeants.

Ces instruments utilisés pour prévenir les impayés sont entre autres :

• Le registre de commerce ;
• Les banques ;
• Le cadastre ;
• Les agences de renseignements commerciaux.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le renseignement commercial.

Le registre de commerce

Il s’agit d’un document légal qui présente les coordonnés des représentants légaux d’une entreprise, notamment les personnes qui, par leurs actes, ont qualité pour engager la responsabilité de l’entreprise.

Les principales caractéristiques de ces personnes sont aussi consignées dans le registre de commerce. A travers ce document, il est également possible d’obtenir la communication des comptes annuels. Le registre de commerce constitue donc une sorte de fiche d’identité de l’entreprise concernée.

Autres registres tenus par le greffe du tribunal de commerce

Les instruments concernés ici aident une entreprise à recueillir des informations supplémentaires sur son partenaire commercial et peuvent lui fournir un aperçu général quant à ses impayés.

Parmi ces instruments, les registres du privilège du Trésor et les registres du privilège de la Sécurité Sociale renseignent sur les impayés fiscaux et sociaux d’une entreprise.

Quant aux banques, elles peuvent fournir des informations sur la solvabilité d’un client ou encore sur l’existence d’effets de commerce impayés.

Quel que soit l’instrument choisi, il est crucial de mettre à jour régulièrement les informations recueillies car la solvabilité d’un client peut évoluer rapidement.

Rédiger avec soin et précaution les documents commerciaux

Dans l’optique de prévenir les impayés, il est indispensable de veiller à ce que les documents commerciaux soient bien établis. Cette démarche vise à :

• Garantir le paiement du client ;
• Éviter les contentieux potentiels ;
• S’assurer la victoire en cas de procès.

En principe, chaque document commercial a une fonction propre. Non seulement il est important de les élaborer, mais surtout, il faut s’assurer qu’ils sont convenablement rédigés et signés par le client.

Le bon de commande ou devis

Dans le cadre d’une éventuelle procédure de recouvrement, le bon de commande ou le devis sert de preuve matérielle de la commande passée. Il doit en principe contenir les informations liées au client et à la prestation ou l’objet de la commande.

Le bon de livraison

Il constitue la preuve que la livraison a été effectivement effectuée, conformément au bon de commande. Il permet de confirmer que les consignes du bon de commande ont été respectées.

Les conditions générales de vente

Encore désignées CVG, elles doivent être communiquées à tout client qui en exprime la demande. Elles doivent préciser les conditions de règlement, le barème de prix ou encore les éventuelles réductions. La facture doit elle aussi être convenablement rédigée.

Prévenir les impayés grâce aux pénalités de retard

Les pénalités de retard ne sont pas imposées par la loi. Il est néanmoins recommandé d’en prévoir afin de prévenir les impayés, en encourageant les clients à se conformer aux délais de paiement initialement prévus.

Pour qu’elles soient prises en compte, les pénalités de retard doivent nécessairement être précisées dans les conditions générales de vente. Quant au taux applicable, il doit logiquement être rappelé sur la facture. Les pénalités deviennent exigibles dès le lendemain de la date de paiement mentionnée sur la facture.

Lorsque le taux de pénalité applicable n’est précisé ni dans les CVG ni sur la facture, la procédure à suivre est abordée dans cet article.

En dehors de ces solutions, il existe divers autres moyens de prévenir les impayés, comme par exemple :

• L’insertion de certaines clauses commerciales dans le contrat de vente ;
• La demande de certaines garanties ;
• La mobilisation de créances commerciales ;
• Le recours à l’assurance-crédit.

L’univers du commerce est jalonné de risques. Il existe cependant des techniques utiles pour prévenir les impayés.