Quelles sont les informations légales à faire apparaître dans une lettre de licenciement ?

Pour renvoyer un salarié de son entreprise, un employeur est tenu de faire recours à une lettre de licenciement. Cela lui permet de notifier formellement à l’intéressé sa décision de rompre le contrat de travail.

Les caractéristiques de la note à adresser à cet effet sont définies par la loi. La lettre doit donc être conforme à un certain nombre de règles pour remplir pleinement son office. Sa transmission doit en outre obéir à des règles strictes sur le chapitre des délais.

Découvrez ci-dessous les diverses informations que la loi impose à l’employeur de faire figurer sur la lettre de licenciement lorsqu’il désire mettre un terme à la relation de travail qui le lie avec un salarié.

Qu’est-ce que la lettre de licenciement ?

Dans toute entreprise, il arrive que des salariés commettent des fautes passibles de sanctions. Face à ces écarts, il appartient à l’employeur d’appliquer les sanctions correspondantes, qui peuvent aller jusqu’au licenciement.

Outre les sanctions, diverses autres situations peuvent conduire l’employeur à se séparer d’un salarié. Dans toutes ces situations, c’est au moyen d’un courrier que l’annonce du licenciement est faite aux salariés.

Le rôle du courrier

La lettre de licenciement est adressée au salarié dont l’employeur désire se séparer et sert à lui notifier formellement la rupture du contrat de travail en vertu duquel il exerçait ses fonctions au sein de l’entreprise.

Ce courrier rappelle les motifs ayant conduit l’employeur à décider de la rupture du contrat.

Le délai d’envoi à respecter

Certains délais sont applicables à l’envoi du courrier destiné à marquer le terme du contrat d’un employé. Ils sont de divers ordres.

Dans le cas d’un licenciement dû à une faute grave du salarié, le courrier doit être envoyé dans un délai de :

• 2 jours au plus après l’entretien préalable au licenciement ;
• 1 mois au plus suivant l’entretien, en cas de mise à pied.

Dans le cas d’un licenciement économique individuel ou du licenciement de moins de 10 salariés sur une période de 30 jours consécutifs, la lettre doit être envoyée :

• Au moins 7 jours ouvrables après l’entretien préalable au licenciement ;
• Au moins 15 jours ouvrables après l’entretien lorsque le licenciement porte sur un cadre.

Enfin, afin de procéder au licenciement d’au moins 10 salariés pour motif économique dans un délai de 30 jours consécutifs, le courrier doit être envoyé :

• Au moins 30 jours après la date de notification du licenciement à l’inspecteur du travail, pour les entreprises comportant moins de 50 employés ;
• Après la décision de validation du plan de sauvegarde de l’emploi par l’administration ou après une décision implicite dans une entreprise de plus de 50 salariés.

Le non-respect des délais ainsi définis expose l’employeur à des contestations, notamment pour licenciement irrégulier. Il est donc important de suivre la procédure à la lettre.

Mentions légales obligatoires d’un courrier de licenciement

Les mentions définies comme devant obligatoirement figurer dans une lettre de licenciement ont pour but de protéger l’employeur contre d’éventuelles contestations de la part du salarié. Cet article renseigne plus amplement à ce sujet.

La mention explicite du licenciement

De manière claire et sans équivoque, le courrier doit comporter la mention explicite du licenciement. Cette mention qui est par ailleurs l’objet de la lettre, doit figurer en haut de celle-ci.

L’énoncé des motifs du licenciement

L’employeur doit ensuite présenter les motifs du licenciement. Ces derniers doivent présenter les caractères d’objectivité, de précision et de vérifiabilité. Ils ne doivent donc pas se fonder sur des impressions subjectives. Il ne faut pas non plus procéder à une évocation vague de ces motifs.

L’énoncé doit permettre d’identifier précisément pourquoi la décision du licenciement a été prise.

Les informations sur le préavis

Les informations relatives au préavis doivent aussi être mentionnées dans le courrier de licenciement. Il est notamment important d’en faire figurer la durée dans ce courrier car c’est à l’issue de cette durée que le contrat de travail prend effectivement fin.

Lorsque l’employeur décide de dispenser le salarié de préavis, il doit mentionner dans la lettre de licenciement que la rupture prend effet à la réception de cette dernière.

La signature manuscrite de l’employeur

L’employeur doit apposer sa signature sur le courrier de licenciement. L’absence de cette signature peut être considérée comme une irrégularité et entacher la procédure.

Le mode de notification

Il est conseillé d’envoyer le courrier au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception. Cela permet d’éviter toute contestation ultérieure quant au respect des délais d’envoi. Apprenez-en plus ici sur ce mode de notification de courrier.

La rupture du contrat de travail par l’employeur est une procédure délicate et la lettre de licenciement qui en constitue un élément essentiel requiert une attention particulière.